Archiwa to nie tylko zakurzone pomieszczenia pełne starych papierów. Są to zorganizowane repozytoria dokumentów tworzonych lub otrzymywanych przez organizacje – rządy, przedsiębiorstwa lub instytucje – w trakcie ich codziennej działalności. Dokumenty te są przechowywane przez ich twórców lub cesjonariuszy, zapewniając nieprzerwany łańcuch dowodowy. Nowoczesna koncepcja archiwizacji ukształtowała się pod koniec XVIII wieku dzięki utworzeniu we Francji archiwów narodowych i departamentalnych.
W Stanach Zjednoczonych rząd federalny zalegalizował tę praktykę, tworząc w 1934 r. Archiwum Narodowe. Instytucji tej powierzono zadanie przechowywania dokumentów rządu federalnego wycofanych z czynnego obiegu. Dziesięć lat później federalna ustawa o aktach z 1950 r. zezwoliła na tworzenie regionalnych repozytoriów akt, decentralizując przechowywanie danych historycznych. Każdy stan USA prowadzi własną agencję rejestracyjną, tworząc wielopoziomowy system zarządzania dokumentacją.
Wraz z rozwojem XX wieku pojęcie „archiwum” znacznie się rozwinęło. Archiwiści zaczęli zarządzać dokumentami powstałymi przy użyciu nowych technologii. Obejmowały one cyfrowe pliki komputerowe i filmy, a także tradycyjne dokumenty biznesowe i instytucjonalne. Rola archiwisty zmieniła się z prostego przechowywania fizycznych pudełek na zachowywanie złożonych plików multimedialnych w różnych formatach. Ta ewolucja gwarantuje, że cyfrowy ślad współczesnego społeczeństwa nie zostanie z czasem utracony.
