Archivy nejsou jen zaprášené místnosti plné starého papíru. Jedná se o organizovaná úložiště dokumentů vytvořených nebo přijatých organizacemi – vládami, podniky nebo institucemi – v průběhu jejich každodenní činnosti. Tyto dokumenty jsou uchovávány jejich tvůrci nebo zmocněnci, což poskytuje nepřerušený řetězec důkazů. Moderní pojetí archivnictví se zformovalo na konci 18. století díky vzniku národních a resortních archivů ve Francii.
Ve Spojených státech federální vláda legalizovala tuto praxi vytvořením Národního archivu v roce 1934. Tato instituce byla pověřena úkolem uchovávat dokumenty federální vlády, které byly staženy z aktivního oběhu. O deset let později federální zákon o záznamech z roku 1950 povolil vytvoření regionálních úložišť záznamů, které decentralizovaly ukládání historických dat. Každý stát USA má svou vlastní agenturu pro záznamy a vytváří tak víceúrovňový systém správy záznamů.
S postupem 20. století se pojem „archiv“ výrazně rozšířil. Archiváři začali spravovat dokumenty vytvořené pomocí nových technologií. Ty zahrnovaly počítačové digitální soubory a filmy spolu s tradičními obchodními a institucionálními dokumenty. Role archiváře se změnila z pouhého ukládání fyzických schránek na uchovávání komplexních mediálních souborů v různých formátech. Tento vývoj zajišťuje, že digitální stopa moderní společnosti se časem neztratí.
